Denetime Hazırlık Desteği

İç Denetim

Bütün yönetim sistemlerinin en önemli uygulamalarından biri olan iç denetim, sistemin kendi eksikliklerini gidermesi için belirlenen bir zaman dilimidir. Etkin bir şekilde gerçekleştirilir ise, belgelendirme ve müşteri denetimleri öncesinde etkin bir hazırlık fırsatıdır.

Denetim Planlaması

Her işletmede iç denetim sistemin tamamını kapsamlı bir biçimde planlanmalı ve yılda en az bir kez uygulanmalıdır. Bu konudaki önemli noktalardan biri sistemin tümünün tek seferde denetleme zorunluluğu olmamasıdır. Sisteminizi ayrı zaman dilimlerinde denetime tabi tutabilirsiniz. Fakat her denetim sonrasında ilgili açıklamaları bulunduran raporlar hazırlanmalıdır.

Denetçilerin Yeterliliği

İç denetim işletme personeli veya farklı bir denetçi tarafından uygulanabilir. Denetimi personelden biri gerçekleştirecek ise bu kişinin iç denetçi eğitimi almış olması gerekmektedir. İç denetçi eğer personelden biri ise kendi birimleri ile alakalı denetim yapamaz ve raporlayamazlar. Bu kural tüm standartlarda geçerlidir. İç denetim işletme dışından bir denetçi tarafından yapılacak ise denetçinin yeterliliğinin onaylanması gerekmektedir. İç denetimlerin işletme dışından bir kişi tarafından yapılması sürekli aynı ortamda olmaktan kaynaklanan uygunsuzlukları fark edememe sorununun ortadan kalkmasını sağlayacaktır. İç denetimin belgelendirme denetiminden önce yapılması ön denetim ve eksikliklerin giderilmesi konusunda yarar sağlar.

Denetim

Denetim, sistemin kendi içerisindeki eksikliklerini gidermesi için tasarlanmış bir süreçtir. Denetimin amacı uygunsuzlukların saptanması ve işletme yapısı içinde giderilmesinin sağlanmasıdır. İç denetimde bulunan uygunsuzlukların raporlanması ve kapatılması belgelendirme denetimleri için bir eksiklik değil aksine sistemdeki hataların görünmemesi ciddi bir eksikliktir.

İç denetim çeşitli yöntemler ile yapılabilir. Bunlara örnek olarak;

• Soru listesi üzerinden denetim yapılması,
• Standart üzerinden denetim yapılması,
• Hazırlanmış dokümantasyon sistemi üzerinden denetim yapılması,
• Uygulamaların değerlendirilmesi üzerinden denetim yapılması örnek verilebilir.

Denetimin Raporlanması

İç denetimde ortaya çıkan tüm uygunsuzluklar ve istenen düzeltici faaliyetler raporda bulundurulmalıdır. BRC ve IFS standartlarında bunlara ek olarak her değerlendirmenin kanıtlarının kayıt altına alınması istenmektedir.

Raporlamaya ek olarak tüm uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyet başlatılmalı, bu düzeltici faaliyetler ilgili formlar ile kayıt altına alınmalı, terminlerini belirlenmeli ve ilgili personel tarafından onaylanması gerekmektedir.

Bunların sonucunda iç denetimin önemli bir hazırlık süreci olduğunu söyleyebiliriz. Belgelendirme ve müşteri denetimleri öncesinde iç denetim yapılması büyük yarar sağlayacaktır